Die Eingangsverarbeitung verschiedenster Dokumentarten (z.B. Rechnungen oder Kundenaufträge) über den VIM Inbound Prozess überschneidet sich an vielen Stellen. So werden eingehende Dokumente in einem ersten Schritt immer archiviert, um deren Revisionssicherheit zu gewährleisten. Im Anschluss daran wird der Dokumenteninhalt per OCR Technologie (OpenText Intelligent Capture for SAP Solutions) extrahiert. Die daran anknüpfende Validierung dient der Qualitätskontrolle bzw. der manuellen Vervollständigung der ausgelesenen Informationen. Das dabei erzeugte „Feedback“ dient als Lerninformation für die OCR (mehr dazu auch hier: https://blog.fink-its.de/rechnungsvalidierung-mit-vendor-invoice-management/).
Innerhalb von Projekten, aber auch im laufenden Betrieb, stellt sich oftmals die folgende Frage: Wie lange muss die Validierung aktiv bleiben bzw. wann kann Sie deaktiviert werden?
Wie so oft ist eine pauschale Antwort hier nur schwer zu geben. Idealerweise erfordert ein Großteil der eingehenden Dokumente wenige bis keinerlei Korrekturen mehr im Rahmen der Validierung. Da die Erkennung der Inhalte bzw. der „Lernerfolg“ der OCR stark abhängig vom jeweiligen Dokumenten-Layout ist, wird es auch hier immer Schwankungen geben, d.h. es wird Dokumente geben, die aufgrund Ihres Layouts besser antrainiert werden können als andere. Umso schwieriger ist es also eine globale Entscheidung zu treffen, ob die Validierung erforderlich ist oder nicht.
Prozessoptimierung durch lieferantenspezifische Validierungen
Mit dem Release von VIM 22.4 bietet OpenText hierfür einen neuen und flexiblen Ansatz: Über Lieferantenprofile lässt sich für den Rechnungsprozess lieferantenspezifisch festlegen, ob eine Validierung durchgeführt werden soll oder nicht. Diese Festlegung wird im Übrigen nicht per Customizing, sondern individuell durch einen Endanwender über das Work Center „Lieferantenprofile“ im VIM Central Workplace getroffen:
Ein Lieferantenproifl kann über drei Knoten ausgeprägt werden:
- Lieferantengruppe: Hier wird mit den VIM spezifischen Lieferantengruppen aus dem BRF Customizing gearbeitet (z.B. Gruppe TRUSTED).
- Lieferant
- Lieferant mit Buchungskreiszuordnung
Die Einstellungen werden dabei wie folgt vom System evaluiert, um die Entscheidung für die Validierung zu ermitteln:
- Lieferant mit Buchungskreiszuordnung
- Lieferant
- Lieferantengruppe
- Einstellung aus dem Customizing
Konkret bedeutet das:
Eine Einstellung zum „Lieferant mit Buchungskreiszuordnung“ übersteuert damit die Einstellungen zur „Lieferantengruppe“.
Ein möglicher Ansatz für die Validierung ist beispielsweise wie folgt:
Zu Beginn der Arbeiten mit VIM – also unmittelbar nach dem Go Live – empfiehlt sich die Validierung global, über einen Zeitraum von beispielsweise vier bis acht Wochen, aktiviert zu lassen. Anschließend gilt es zu prüfen, inwiefern einzelne Rechnungslayouts von der Validierung ausgeklammert werden können. Dies kann dann unmittelbar über die Lieferantenprofile reflektiert werden.
Weiterer Vorteil: Sollte im laufenden Betrieb festgestellt werden, dass sich ein Layout geändert hat oder ein erweitertes Anlernen notwendig ist, dann kann die Einstellung natürlich auch wieder zurückgenommen und die Validierung reaktiviert werden.
Somit kann der Fachbereich ganz gezielt auf die Validierung Einfluss nehmen und deutlich flexibler entscheiden, ab welchem Zeitpunkt die Validierung übersprungen werden kann. Im Ergebnis sinkt dadurch die Durchlaufzeit für die Verarbeitung der Rechnungen.
