Mittels OpenText Intelligent Capture for SAP wird SAP Invoice Management durch die lernbasierte OCR-Erkennung erweitert. Eingehende Rechnungen werden so direkt eingescannt und die Rechnungsdaten per OCR ausgelesen. Im Nachgang findet durch die Validierung eine Art Qualitätskontrolle statt.
Durch die Validierung werden die maschinell mit OCR (Optical Character Recognition) erkannten Daten einer Rechnung manuell geprüft und ggf. korrigiert.
Die Validierung kann dabei mit unterschiedlichen Werkzeugen durchgeführt werden, bei denen sich die Oberfläche sowie der Zeitpunkt der Ausführung und der Zeitpunkt der Anreicherung der Lerndatenbank unterscheiden:
Der Windows Validierungsclient kommt direkt nach der OCR-Extraktion zum Einsatz. Der Validierer benötigt den Windows Client auf seinem Arbeitsplatz, startet diesen und loggt sich mit seinem SAP-Benutzer ein. Die Lerndatenbank wird mit den Korrekturen des Benutzers nach der Validierung angereichert und kann von nachfolgenden Dokumenten genutzt werden.
Es besteht zudem die Möglichkeit, die Validierung per Single Click Entry durchzuführen. Hierbei handelt es sich um ein Plugin für das SAP GUI (SAP Graphical User Interface), bei dem Scripting im SAP GUI aktiviert werden muss. Das Plugin könnte auch in Zusammenarbeit mit den beiden anderen Möglichkeiten genutzt werden.
Die Validierung per Single Click Entry wird im VIM Workplace durchgeführt, also zeitlich, nachdem der Business Center Vorprozess beendet ist. Die Lerndaten werden erst bei der Buchung der Rechnung aktualisiert.
Die Möglichkeit der Validierung im Fiori Capture Validation Workplace wird über das SAP Fiori Launchpad gestartet. Die Fiori App verfügt in der neuen Version über die gleiche Funktionalität wie der Windows Validierungsclient. Die Validierung in der Fiori App wird direkt nach der OCR-Extraktion durchgeführt.
Die Lerndatenbank wird nach der Validierung aktualisiert und steht dann für weitere Extraktionen zur Verfügung.
Die verschiedenen Möglichkeiten der Validierung können auch parallel genutzt werden, sie schließen sich nicht aus. Zusammenfassend bietet die Validierung der Rechnungen die Möglichkeit, in Zukunft Rechnungen mit weniger Fehlern per OCR auszulesen.
