Mit der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments wurde über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen die Entscheidung getroffen, öffentliche Auftraggeber zu verpflichten, Rechnungen elektronisch entgegennehmen und verarbeiten zu müssen. Zur deutschen Umsetzung wurde hierfür das E-Rechnungs-Gesetz verabschiedet. Konkretisiert wurden die Anforderung in der daraufhin beschlossenen E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO). Dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung folgend wurde der Standard XRechnung geschaffen. Daraus ergibt sich die Verpflichtung zur Versendung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber spätestens ab dem 27. November 2020. SAP hat in Form von SAP Document Compliance eine länderübergreifende Lösung, die Ihnen bei der Erstellung und beim Versand solcher elektronischen Rechnungen unter die Arme greift.
Dabei ändert sich in der Regel nichts an Ihren bestehenden Prozessen. Sie führen weiterhin Ihre gewohnten Aufgaben aus und Ihre XRechnung wird automatisch mit Ihren Eingaben erstellt. Falls Sie im Laufe des Prozesses noch Änderungen an Ihrer Faktura vornehmen, werden diese i.d.R. auch im eDocument synchronisiert übernommen. Je nach Belieben können Sie Ihre XRechnung automatisiert oder per Knopfdruck versenden.
Die XRechnung ist eine ausschließlich digitale bzw. elektronische, strukturierte Rechnung. Medienbrüche aufgrund von Ausdrucken bzw. Unterschriften werden dadurch hinfällig. Die rechnungsbegründenden Unterlagen oder sonstige Anlagen können direkt digital in die XRechnung eingebettet werden. Während es sich bei der XRechnung um ein XML-Format im UBL- bzw. UN/CEFACT-Syntax handelt, können die Anhänge auch im PDF-, Word-, Excel- oder sonstigen Formaten mitgeliefert werden.
Ausschlaggebend für die Übersendung einer XRechnung ist die sog. Leitweg-ID. Sie ist eine beständige, eindeutige Identifizierung und vom Auftragnehmer auf jeder Rechnung verpflichtend anzugeben. Sie ist zu vergleichen mit einer IBAN oder einem Postfach. Jeder öffentliche Auftraggeber muss eine solche Leitweg-ID beantragen. Der Auftragnehmer benötigt eine solche Leitweg-ID nicht. Es handelt sich außerdem um eine Bringschuld des Auftraggebers, dem Lieferanten seine Leitweg-ID spätestens im Zuge der Bestellung/Auftragserteilung mitzuteilen.
Der Aufbau einer Leitweg-ID setzt sich folgendermaßen zusammen:
Die Feinadressierung (6) zwischen den beiden Trennzeichen ist optional, ermöglicht aber z. B. eine genauere Zuordnung innerhalb einer Organisation. Hiermit kann der direkte, zielgerichtete Versand an die entsprechende Abteilung oder Dienststelle oder ähnliches gewährleistet werden. Andernfalls wird die XRechnung an eine zentrale Stelle im Unternehmen gesendet und ggf. von dort weiter verteilt.
Zusammenfassend ist zu beachten:
- XRechnung ist verpflichtend für öffentliche Auftraggeber ab dem 27.11.2020
- Es handelt sich um eine elektronische Rechnung im XML-Format
- Öffentliche Auftraggeber benötigen eine Leitweg-ID
- Ein Auftragnehmer benötigt keine Leitweg-ID
Haben Sie bereits Berührungspunkte mit dem Thema XRechnung? Sind Sie ggf. verpflichtet oder möchten Sie zukünftig XRechnungen versenden können? Wir stehen Ihnen bei Ihren Einführungsprojekten von SAP Document Compliance gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter vertrieb@fink-its.de