Vor allem in der heutigen Zeit ist es besonders wichtig, sowohl im Privathaushalt als auch im Unternehmen, Kosten zu sparen. Im Unternehmen bringt das Sparen von Kosten große Herausforderungen mit sich. Es ist wichtig, alle Kosten zentral zu verwalten, um einen strukturierten Überblick zu erhalten und daraus einen effizienten Nutzen ziehen zu können. Sobald ein Unternehmen Fahrzeuge besitzt, ist es besonders schwierig alle Kosten rund um das Fahrzeug im Blick zu behalten und wenn möglich, noch miteinander zu vergleichen.
Genau an dieser Stelle hilft es Unternehmen, ein Fuhrparkmanagementsystem im Einsatz zu haben. Mit einem Fuhrparkmanagementsystem können Fahrzeuge zentral verwaltet werden. Durch das Anbinden von unterschiedlichen Schnittstellen an das System kann der Automatisierungsgrad innerhalb eines Fuhrparks deutlich erhöht werden. Ein weiterer positiver Aspekt des Fuhrparkmanagementsystems ist das Verwalten und die Übersichtlichkeit der Einzel- und Gesamtkosten. Des Weiteren werden alle fahrzeugbezogenen Dokumente und Daten ordentlich und fahrzeugspezifisch aufbewahrt. Hierdurch ist es möglich, alle wichtigen Informationen an einem Ort abspeichern und im Anschluss wieder einsehen zu können. Im Unternehmen ist der Fuhrpark eine der größten Kostenstellen, die anfallen. Neben den Kosten, die für die Fahrzeuge und den Unterhalt anfallen, tauchen auch regelmäßig Kosten für die Verwaltung, die Planung sowie die Überwachung des Fuhrparks auf. Es ist besonders wichtig, die richtigen Fahrzeuge in der Unternehmensflotte zu besitzen, um bestimmte Fahrzeugkosten von vorneherein senken zu können.
Ein smartes Fuhrparkmanagement bringt dem Unternehmen einige Vorteile. Der größte und wichtigste Vorteil ist die Möglichkeit, Kosten zu sparen. Durch das Fuhrparkmanagement erhält das Unternehmen sowohl einen Kostenvergleich als auch eine Kostenkontrolle. Hierunter fällt der Vergleich der einzelnen Fahrzeuge. Dies ist ein besonders wichtiger Punkt, da durch den Kostenvergleich besonders kostspielige Fahrzeuge gesenkt bzw. eliminiert werden können. Außerdem kann durch das Identifizieren der hohen Lasten herausgefunden werden, welche Fahrzeuge im Unternehmen kaum genutzt werden. Durch die Nutzungs- und Kostenangaben können die Unternehmen weitere nicht notwendige Kostenstellen eliminieren und sich ungenutzte Einsparpotenziale anzeigen lassen.
In einen Kostenvergleich fallen unter anderem fixe Kosten, wie bspw. Leasing- und Versicherungskosten. Durch den Kostenvergleich können die unterschiedlichen Leasingraten und monatlichen Versicherungsgebühren miteinander verglichen und festgestellt werden, welches Fahrzeug bzw. welche Versicherung die kosteneffizienteste ist. Des Weiteren können variable Kosten, wie Fahrt- und Servicekosten, Ordnungswidrigkeiten sowie Schadenskosten verglichen werden. Vor allem das Hinterlegen der Ordnungswidrigkeiten und Schadenskosten kann einem Unternehmen sehr weiterhelfen. Da in Fuhrparkmanagementsystemen zusätzlich zu der Fahrzeugverwaltung auch eine Fahrerverwaltung vorhanden ist, kann eingesehen werden, welcher Fahrer die meisten Ordnungswidrigkeiten erlangt und die häufigsten Unfälle verursacht. Um hier Kosten zu sparen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist es den Mitarbeiter nicht mehr als Fahrer zuzulassen, um weitere Probleme zu vermeiden. Sind mehrere Mitarbeiter für hohe Kosten in diesem Bereich verantwortlich, wäre es eine Investition vom Arbeitgeber aus, ein Fahrsicherheitstraining zu organisieren. Diese Investition wäre auf lange Sicht sehr rentabel.
Neben den oben genannten positiven Aspekten gibt es noch weitere Gründe sich für ein smartes Fuhrparkmanagement zu entscheiden.
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