Der Einkaufs- bzw. Verkaufsprozess bietet viel Potenzial, um den Weg von der Bestellanforderung bis zur Zahlavise zu optimieren. Mit VIM Beyond Invoices haben Sie an den verschiedensten Stellen im Prozess die Möglichkeit, Ihre Abläufe zu digitalisieren und automatisieren. Zudem können mögliche Fehlerquellen oder Schwachstellen schneller aufgedeckt und Ihre Prozesse demnach sicherer aufgestellt und sogar beschleunigt werden.
Erfahren Sie welche einzelnen Prozesse mit VIM Beyond Invoices automatisiert werden können:
Purchase to pay (Kundenseite)
Angebote / quotations
Ein Anforderer in unserer Firma hat einen Bedarf festgestellt und ggf. eine Bestellanforderung ausgelöst, die dann vom Einkauf verarbeitet wird. Ein erheblicher Schritt im Einkaufsprozess ist das Einholen von Angeboten um hier die Einkaufsmöglichkeiten zu ermitteln.
Geht nun ein Angebot eines Lieferanten ein, so kann dieses Angebot automatisch eingelesen und die notwendigen Daten extrahiert werden.
Auftragsbestätigungen / order confirmations
Wir haben das Angebot des Lieferanten erhalten, dieses evaluiert und unser Einkauf hat eine Bestellung ausgelöst. Der Lieferant bestätigt uns nun den Erhalt der Bestellung, ggf. den Liefertermin, den Preis der Ware und die zu liefernde Menge. Durch die automatische Verarbeitung der Auftragsbestätigung können wir Abweichungen in den Bestellungen bereits im Vorfeld der Rechnung entdecken und korrigieren, um so die Qualität der Bestellungen zu verbessern und den Anteil des automatisierten Abgleichs bestellbezogener Rechnungen mit ihrer Bestellung zu erhöhen.
Lieferscheine /delivery notes
Wenn die Lieferung eintrifft, werden die Lieferscheine übergeben. Diese detaillieren genau, welche Waren in welchen Mengen geliefert wurden. Mit der Verarbeitung der Lieferscheine mit VIM kann der Wareneingang in SAP automatisiert werden. Hier wird abgeglichen, dass die gelieferten Waren mit den bestellten Waren übereinstimmen.
Rechnungsverarbeitung
Nach dem Eingang der Waren sendet der Lieferant die Rechnung. Diese muss geprüft, mit der Bestellung abgeglichen und gegen den Wareneingang verifiziert werden. Sind diese und weitere formale Prüfungen korrekt, so kann die eingehenge Rechnung systemgestützt eingebucht werden.
Order to cash (Lieferantenseite)
Kundenaufträge / sales orders
Die Bestellungen/Aufträge der Kunden treffen ein und werden von VIM in Empfang genommen. Nach dem OCR Prozess werden die Auftragsdaten geprüft und mit den Vertriebsdaten abgeglichen. Wenn die Prüfungen korrekt sind, wird der Kundenauftrag automatisiert in SAP angelegt.
Zahlungsavisen / remittance advice
Nachdem der Kunde die Rechnung erhalten hat, wird dieser die Rechnung verbuchen, zahlen und ggf. eine Zahlungsavise erstellen und dem Lieferanten zukommen lassen. Der Lieferant kann diese Avise im System empfangen, verarbeiten und im System anlegen um die Zahlungen besser zu den offenen Posten zuordnen zu können.
