Unternehmen fragen uns immer wieder: „Was ist eigentlich xECM? Und gibt es eine fertige, sofort nutzbare Lösung für Vertragsmanagement?
Die kurze Antwort:
Ja – und sie ist besser, als viele glauben.
Aber lass uns sauber aufdröseln, wie Vertragsmanagement im SAP-Umfeld wirklich funktioniert.
1. Was ist OpenText xECM überhaupt?
xECM steht für Extended ECM.
Es erweitert SAP um etwas, das im Standard fehlt:
Eine zentrale, revisionssichere Dokumentenplattform,
die direkt in SAP-Prozesse eingebettet ist.
xECM ist kein isoliertes Archiv.
Es ist:
- ein Dokumenten-Repository
- eine Prozessplattform
- ein Business-Workspace
- ein Collaboration-Hub
- eine Metadatensteuerung
- ein revisionssicheres Ablagesystem
- ein offiziell zertifizierter SAP-Partnerstandard
Das macht xECM zur Grundlage für professionelle Bereiche wie:
- Personalakten
- Projektakten
- Kunden- und Lieferantenakten
- Vertragsakten
- Asset- und Anlagenakten
- Qualitäts- und Compliance-Dokumentation
Kurz:
xECM bringt Ordnung, Struktur und Governance in Dokumente – direkt in SAP eingebettet.
2. Was bedeutet Contract Lifecycle Management (CLM)?
CLM beschreibt den kompletten Lebenszyklus eines Vertrags, zum Beispiel:
- Vertrag anlegen
- Zuständigkeiten und Fristen definieren
- Versionen erstellen
- Genehmigungen einholen
- Signaturprozesse durchführen
- Vertrag ausführen und überwachen
- Fristen, Verlängerungen und Kündigungen steuern
- Archivierung und Audit-Vorbereitung
CLM ist viel mehr als „PDF ablegen“.
Es ist:
- Transparenz
- Kontrolle
- Compliance
- Risikominimierung
- effiziente Zusammenarbeit
- rechtssichere Ablage
Und genau das liefert OpenText mit seinem CLM-Modul – nahtlos integriert in xECM und SAP.
3. Die Frage aller SAP-Kunden: „Ist das ready-to-use?“
Ja – OpenText Contract Management (basierend auf xECM) ist tatsächlich ready to use, weil:
- Workflows vorkonfiguriert sind
- Fristen und Metadaten vordefiniert sind
- Vertragsarten standardisiert sind
- Genehmigungsprozesse verfügbar sind
- Dashboards sofort nutzbar sind
- SAP-Integration vollständig vorbereitet ist
Das heißt:
- Unternehmen starten in wenigen Wochen
- ohne jahrelange Individualprojekte
- ohne Eigenentwicklungen
- ohne chaotische Dateilandschaften
xECM + CLM ist kein Framework, sondern eine echte Lösung.
4. Was xECM + CLM im Alltag wirklich löst
✔ Zentrale Vertragsakten
Alle Verträge – kaufmännisch, juristisch, Lieferant, Kunde – sicher aufgehoben.
✔ Fristenüberwachung
Keine verpassten Kündigungen, Verlängerungen oder Eskalationen.
✔ Versionierung
Jeder Status, jeder Entwurf, jede Änderung nachvollziehbar.
✔ Genehmigungsprozesse
Rechtsabteilung, Fachbereich, Einkauf – automatisch eingebunden.
✔ Digitale Signatur
Adobe Sign, DocuSign oder ein anderes Tool direkt integriert.
✔ Revisionssichere Ablage
Durchgängige Auditfähigkeit, sofort verfügbar.
✔ SAP-Prozesse eingebettet
Verträge sind sichtbar in:
- Einkauf
- Vertrieb
- Lieferantenstammsatz
- Projekte
- Assets
✔ Zugriff für alle relevanten Rollen
ohne Dokumentenchaos in E-Mail oder SharePoint.
5. Warum SAP-Kunden xECM + CLM bevorzugen
Es gibt viele Vertragsmanagement-Tools auf dem Markt.
Aber die SAP-Welt hat besondere Anforderungen:
- Integration
- Berechtigungen
- Metadaten
- SAP-Stammdaten
- Archivierungspflichten
- Prozessbezug
- Audit-Trails
Genau hier punktet xECM.
Andere Tools arbeiten neben SAP.
xECM arbeitet mitten in SAP.
Das ist der Unterschied.
6. Wann lohnt sich die Einführung besonders?
Unternehmen sollten handeln, wenn:
- Verträge überall verteilt sind
- Fristen manuell überwacht werden
- PDF-Versionen unklar sind
- Audits Zeit fressen
- Compliance-Risiken steigen
- SharePoint gewuchert ist
- Teams dieselben Dokumente mehrfach ablegen
Oder kurz:
Wenn Vertragsmanagement nicht messbar, strukturiert oder sicher ist.
7. Fazit: Ja – es gibt eine wirklich einsatzbereite Lösung für Vertragsmanagement in SAP
OpenText xECM + Contract Lifecycle Management ist:
- praxisnah
- bewährt
- schnell einsetzbar
- SAP-integriert
- revisionssicher
- prozessstark
- zukunftsfähig
Wenn Unternehmen eine Lösung wollen, die:
✔ Verträge organisiert
✔ Prozesse automatisiert
✔ Risiken minimiert
✔ Compliance sicherstellt
✔ SAP vollständig integriert
✔ und sofort produktiv eingesetzt werden kann
…dann ist xECM + CLM genau das.