Ein Unternehmen erzeugt seine Rechnungen in SAP als PDF, archiviert sie ordnungsgemäß und lässt extern in das XRechnung-Format (XML) konvertieren. Doch die XML-Datei landet nicht am Beleg. Reicht das PDF wirklich aus – oder braucht man das Original-XML?
1. Rechtlicher Anspruch aufs Original-XML
- Umsatzsteuer: Das XML ist das umsatzsteuerlich relevante Dokument und muss unverändert archiviert werden.
- GoBD: Grundsatzpapier schreibt vor, dass das ursprünglich übermittelte Format (hier: XML) in seiner ursprünglichen Form und in maschinell auswertbarer Weise gesichert werden muss.
2. Risiko PDF-Only
- Manipulationsverdacht: PDFs können theoretisch nachbearbeitet werden.
- Prüfbarkeit: Das Finanzamt verlangt im Audit-Lauf den strukturierten Datensatz.
- Bußgelder: Fehlende Original-XML kann zu ordnungswidrigen Aufbewahrungsfehlern führen.
3. Praxislösung: XML am SAP-Beleg ablegen
- Archivierung
- XML-Datei gemeinsam mit PDF direkt im SAP-Archiv oder DMS sichern.
- Zugriff & Unveränderbarkeit
- Berechtigungssteuerung und Prüfsummen sicherstellen.
- Dokumentation
- Aufbewahrungspfad und Logs für Audit-Fall festhalten.
4. Tool-Auswahl: DRC & Alternativen
- SAP DRC
- Komplettlösung für Erzeugung, Versand, Archivierung – lohnt sich vor allem bei internationalem Rechnungsaustausch.
- Leichtgewichtiges Add-On
- Konzentriert sich auf XML-Archivierung im SAP-Standard, geringere Kosten.
- Eigenes Archiv-Framework
- Flexible Integration über SAP-Archivsysteme, je nach IT-Roadmap.
5. Handlungsempfehlung für FInk IT Kunden
- Audit eurer Prozesse: Wo entstehen XML-Rechnungen, wo liegen sie aktuell?
- Archivstrategie: Original-XML und PDF bündeln, Berechtigungen definieren.
- Werkzeug-Check: DRC vs. Add-On vs. Eigenentwicklung – mit Blick auf internationales Business.
- GoBD-Audit: Beweissicherung der Unveränderbarkeit dokumentieren.
- Schulung & Support: Teams fit machen für E-Rechnungs-Governance.
Fazit:
PDF allein ist Vergangenheit – wer XRechnungen verschickt, muss das XML-Original am Beleg sichern. Nur so bleibt ihr GoBD-konform und auditfest – national wie international.
Habt ihr Fragen zur XML-Archivierung oder sucht eine passende SAP-Lösung?
👉 Kontaktiert uns bei FInk IT – wir führen euch sicher durch den GoBD-Dschungel!
