E-Rechnung GoBD: GoBD-konform verarbeiten, archivieren und dokumentieren

Das Wichtigste in Kürze

Die Verbindung aus E-Rechnung und GoBD ist seit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich zu einem zentralen Compliance-Thema geworden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Damit reicht es nicht mehr aus, sich ausschließlich mit der Erstellung oder Übertragung von XRechnung, ZUGFeRD und anderen strukturierten Formaten zu beschäftigen. Unternehmen müssen zugleich sicherstellen, dass Empfang, Prüfung, Verarbeitung, Buchung, Aufbewahrung und Datenzugriff den GoBD entsprechen.

Die E-Rechnung GoBD Definition lässt sich daher wie folgt zusammenfassen: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Rechnungsdatensatz; die GoBD regeln, wie steuerlich relevante elektronische Informationen im betrieblichen Datenverarbeitungssystem nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. E-Rechnung GoBD bezeichnet somit kein eigenes Rechnungsformat, sondern das Zusammenspiel von gesetzeskonformer E-Invoicing-Technik, ordnungsmäßiger Buchführung und dokumentierten Prozessen.

Für die Praxis sind insbesondere fünf Punkte entscheidend:

• Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss erhalten bleiben und darf nicht durch eine Umwandlung in PDF, TIFF oder ein anderes Bildformat verloren gehen.
• Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD ist grundsätzlich der XML-Teil aufzubewahren. Der PDF-Teil ist zusätzlich erforderlich, wenn er steuerlich relevante Zusatz- oder Abweichungsinformationen enthält.
• Rechnungen und Buchungsbelege sind nach aktueller Rechtslage grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren – nicht mehr generell zehn Jahre.
• Die Verfahrensdokumentation muss den tatsächlichen Ablauf von der Entstehung oder dem Empfang bis zur Archivierung, Wiederauffindbarkeit und maschinellen Auswertbarkeit nachvollziehbar beschreiben.
• Eine Software allein macht ein Unternehmen nicht GoBD-konform. Entscheidend sind das konfigurierte Gesamtsystem, die Berechtigungen, Kontrollen, Prozesse und deren dokumentierte Anwendung.

Inhaltsverzeichnis

E-Rechnung GoBD Definition: Was bedeutet E-Rechnung GoBD?

Die GoBD sind die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie konkretisieren die Anforderungen der Abgabenordnung und des Handelsrechts an digital geführte Bücher, Aufzeichnungen, Belege und vorgelagerte Systeme. Die GoBD betreffen nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch Vor- und Nebensysteme, wenn dort steuerlich relevante Daten entstehen, verarbeitet oder gespeichert werden.

Eine E-Rechnung ist dagegen eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. In Deutschland erfüllen insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen.

Die E-Rechnung GoBD verbindet beide Ebenen:

1. Die Rechnung muss inhaltlich und formal den umsatzsteuerlichen Anforderungen entsprechen.
2. Der strukturierte Datensatz muss korrekt erzeugt oder empfangen werden.
3. Die Verarbeitung muss nachvollziehbar und kontrolliert erfolgen.
4. Änderungen müssen verhindert oder vollständig protokolliert werden.
5. Die steuerlich relevanten Daten müssen für die gesamte Aufbewahrungsdauer verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

E-Rechnung GoBD bedeutet deshalb nicht lediglich, eine XML-Datei in einem Archiv abzulegen. Es geht um die Ordnungsmäßigkeit des vollständigen Verfahrens – vom Geschäftsvorfall über die Rechnung und Buchung bis zur späteren Prüfung.

Warum ist E-Rechnung GoBD seit 2025 besonders wichtig?

Die GoBD galten bereits vor Einführung der B2B-E-Rechnung für elektronische Buchführungs- und Aufbewahrungsprozesse. Durch die seit 2025 geltende Empfangspflicht für E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz jedoch wesentlich stärker in den Mittelpunkt gerückt. Das BMF hat die GoBD deshalb am 14. Juli 2025 ausdrücklich angepasst und Begriffe wie „XML-Datei“ und „strukturierter Teil einer E-Rechnung“ in die Verwaltungsanweisung aufgenommen.

Die Anpassung ist für Unternehmen relevant, weil sie mehrere bisher häufig diskutierte Fragen klarstellt:

• Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datenteil entscheidend.
• Eine reine bildliche Kopie genügt nicht, wenn dadurch der XML-Inhalt verloren geht.
• Bei einer hybriden E-Rechnung kann die Aufbewahrung des strukturierten Teils ausreichen.
• Erhaltene elektronische Belege sind grundsätzlich in ihrem Eingangsformat aufzubewahren.
• Werden durch OCR oder andere Verfahren zusätzliche, geprüfte Informationen erzeugt, können auch diese aufbewahrungspflichtig werden.

Unternehmen sollten daher bestehende PDF-, Archiv- und DMS-Prozesse überprüfen. Ein Verfahren, das bisher für gescannte Papier- oder PDF-Rechnungen ausreichend erschien, ist nicht automatisch geeignet, strukturierte E-Rechnungen über Jahre unverändert und maschinell auswertbar vorzuhalten.

E-Rechnung GoBD auf einen Blick

Thema	Aktuelle Anforderung
Relevanter Rechnungsbestandteil	Strukturierter Datensatz, meist XML
Eingehende E-Rechnung	Grundsätzlich im empfangenen Format aufbewahren
ZUGFeRD / hybrides Format	XML aufbewahren; PDF zusätzlich bei steuerlich relevanten Zusatzinformationen
Aufbewahrungsfrist	Grundsätzlich acht Jahre
Änderungen	Nur nachvollziehbar und protokolliert
Verfügbarkeit	Während der gesamten Frist
Lesbarkeit	Durch geeignete Darstellung oder Viewer sicherstellen
Maschinelle Auswertbarkeit	Strukturierte Daten und Verknüpfungen erhalten
Verfahrensdokumentation	Aktuell, verständlich und versioniert
Softwarezertifikat	Keine bindende GoBD-Zertifizierung durch die Finanzverwaltung

Diese Zusammenfassung folgt der aktuellen Fassung von § 14b UStG, § 147 AO, § 257 HGB und den 2025 geänderten GoBD.

Gesetzliche Grundlagen der E-Rechnung GoBD

Die Anforderungen ergeben sich nicht aus einer einzelnen Vorschrift. Mehrere Rechts- und Verwaltungsebenen greifen ineinander.

Umsatzsteuergesetz

§ 14 UStG regelt die Anforderungen an Rechnungen. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Unternehmen können dies durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherstellen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung schaffen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist somit nicht generell zwingend.

§ 14b UStG regelt die Aufbewahrung von Rechnungen. Nach aktueller Fassung müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden.

Abgabenordnung

§ 147 AO verlangt unter anderem die geordnete Aufbewahrung von Buchungsbelegen. Elektronisch gespeicherte Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Handelsgesetzbuch

Auch § 257 HGB sieht für Buchungsbelege grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist vor. Für bestimmte regulierte Unternehmen, etwa Institute oder Versicherungsunternehmen, können abweichend zehn Jahre gelten.

GoBD

Die GoBD konkretisieren, wie elektronische Buchführungs-, Verarbeitungs- und Archivierungsverfahren ausgestaltet sein müssen. Maßgeblich sind unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung, Unveränderbarkeit, Datensicherheit und Datenzugriff.

Welche GoBD-Anforderungen gelten für E-Rechnungen?

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Der vollständige Weg vom Rechnungsbeleg zur Buchung, Steueranmeldung und Auswertung muss nachvollziehbar sein. Umgekehrt muss sich auch von der Buchung zurück zur ursprünglichen E-Rechnung prüfen lassen. Diese progressive und retrograde Prüfbarkeit ist über die gesamte Aufbewahrungsdauer sicherzustellen.

Für eine E-Rechnung GoBD bedeutet das: Der XML-Datensatz, die Buchung, der Geschäftspartner, Freigaben, Prüfergebnisse und gegebenenfalls der Bestell- oder Leistungsnachweis sollten eindeutig miteinander verknüpft sein.

Vollständigkeit und Richtigkeit

Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen vollständig und inhaltlich richtig aufgezeichnet werden. Kontrollmechanismen sollten fehlende Datensätze, doppelte Rechnungsnummern, widersprüchliche Steuerinformationen oder unvollständige Pflichtfelder erkennen.

Eine technische Formatvalidierung ist zwar nach Darstellung des BMF nicht in jedem Fall unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie ist dennoch eine sinnvolle Kontrolle, weil sie Syntaxfehler, fehlende Angaben und unlogische Werte frühzeitig sichtbar machen kann.

Zeitgerechte Belegsicherung

E-Rechnungen sollten nach ihrem Eingang oder ihrer Entstehung möglichst zeitnah gegen Verlust und unkontrollierte Veränderung gesichert werden. Ein unbeaufsichtigtes E-Mail-Postfach oder ein frei beschreibbares Netzlaufwerk ist deshalb regelmäßig keine belastbare Dauerlösung.

Ordnung und Wiederauffindbarkeit

Die Rechnungen müssen systematisch abgelegt, eindeutig indexiert und innerhalb angemessener Zeit auffindbar sein. Geeignete Suchmerkmale sind beispielsweise Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Buchungskreis, Belegnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Steuerperiode.

Unveränderbarkeit

Einmal in den Verarbeitungsprozess eingegangene Informationen dürfen nicht unbemerkt überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden. Nachträgliche Änderungen sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt und die Änderungshistorie erkennbar bleiben. Die GoBD nennen hierfür technische, softwareseitige und organisatorische Maßnahmen wie Sperren, Festschreibung, Versionierung, Protokollierung und Berechtigungskonzepte. Eine normale Dateiablage erfüllt die Anforderungen regelmäßig nicht ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Datensicherheit

Das Unternehmen muss seine Daten gegen Verlust, Zerstörung, Diebstahl und unberechtigte Veränderung schützen. Dazu gehören Rollen- und Berechtigungskonzepte, Backup- und Wiederherstellungsverfahren, Protokollierung, Schutz vor unbemerktem Löschen sowie ein geregelter Umgang mit Systemwechseln.

Wie lassen sich E-Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher archivieren?

Der Begriff „revisionssicher“ ist im Markt weit verbreitet. Entscheidend ist jedoch nicht ein einzelnes technisches Merkmal, sondern ob der gesamte Prozess die gesetzlichen und GoBD-Anforderungen erfüllt.

Ein belastbares Archivierungsverfahren umfasst typischerweise folgende Schritte:

1. Originalen strukturierten Datensatz übernehmen

Eine eingehende XRechnung oder andere XML-Rechnung sollte im empfangenen Format übernommen werden. Der strukturierte Datensatz darf nicht durch eine ausschließliche Konvertierung in PDF oder TIFF ersetzt werden. Die aktuellen GoBD verlangen für eingehende elektronische Buchungsbelege grundsätzlich die Aufbewahrung im empfangenen Format; zulässige Konvertierungen müssen die Anforderungen an Inhalt, Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit einhalten.

2. Rechnung validieren

Eine technische und fachliche Prüfung kann feststellen, ob die Datei lesbar ist, der erwarteten Syntax entspricht und die erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Das Ergebnis der Validierung sollte mit dem Rechnungsbeleg oder dem Prozessobjekt verknüpft werden.

3. Frühzeitig gegen Veränderung sichern

Nach dem Eingang sollte die E-Rechnung zeitnah in ein kontrolliertes DMS- oder Archivverfahren überführt werden. Änderungen am Original werden gesperrt; ergänzende Bearbeitungsinformationen werden getrennt oder nachvollziehbar versioniert gespeichert.

4. Mit Buchung und Prozessdaten verknüpfen

Die E-Rechnung sollte eindeutig mit Buchungsbeleg, Bestellung, Wareneingang, Freigaben und eventuellen Korrekturen verbunden sein. So entsteht ein verlässlicher Prüfpfad.

5. Lesbarkeit sicherstellen

XML-Rechnungen sind im Rohformat für Menschen nur eingeschränkt verständlich. Unternehmen müssen daher eine geeignete Visualisierung oder einen Viewer bereitstellen, ohne den strukturierten Originaldatensatz zu verändern. Nach § 147 AO und den GoBD müssen elektronische Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist lesbar gemacht werden können.

6. Maschinelle Auswertbarkeit erhalten

Die strukturierte Datei, relevante Metadaten, Stammdaten und Verknüpfungen müssen so erhalten bleiben, dass sie bei einer Prüfung ausgewertet werden können. Reine Screenshots, Druckansichten oder Reports reichen nicht aus, wenn dadurch relevante Datenstrukturen verloren gehen.

Reicht es aus, eine E-Rechnung als PDF zu speichern?

Nein. Wird eine E-Rechnung als strukturierte XML-Datei empfangen, reicht eine daraus erzeugte PDF-Ansicht grundsätzlich nicht als Ersatz für den strukturierten Datensatz aus.

Das PDF macht die Rechnung zwar für Menschen lesbar, verliert aber regelmäßig die strukturierte, maschinell auswertbare Information. Eine Formatumwandlung darf nicht dazu führen, dass der rechtlich und fachlich relevante XML-Teil gelöscht wird. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden muss.

Eine PDF-Visualisierung kann ergänzend sinnvoll sein, etwa für interne Prüfungen, Freigaben oder die schnelle Anzeige. Sie darf jedoch nicht mit dem Originaldatensatz verwechselt werden.

Weiterführend: PDF vs. XML – Was zählt für die GoBD?

Müssen bei ZUGFeRD sowohl XML-Datei als auch PDF archiviert werden?

Die seit dem 14. Juli 2025 geltende GoBD-Änderung schafft hier eine wichtige Klarstellung: Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD ist die Aufbewahrung des strukturierten Teils grundsätzlich ausreichend. Der menschenlesbare PDF-Teil muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er weitere oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind – beispielsweise Buchungsvermerke.

Für die Praxis bedeutet das:

• Der eingebettete XML-Datensatz darf keinesfalls verloren gehen.
• Enthalten PDF und XML dieselben steuerlich relevanten Informationen, ist steuerlich primär der strukturierte Teil entscheidend.
• Enthält das PDF zusätzliche relevante Informationen, muss auch dieser Inhalt erhalten bleiben.
• Operativ ist es häufig sinnvoll, das ursprüngliche hybride Dokument unverändert zu archivieren. So bleiben PDF, XML und ihre technische Verbindung erhalten.

Diese Empfehlung ist besonders für Unternehmen relevant, die eine E-Rechnung GoBD-konform archivieren und zugleich eine einfache Visualisierung für Anwender bereitstellen möchten.

Wie lange müssen E-Rechnungen nach GoBD aufbewahrt werden?

Die reguläre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege beträgt nach aktueller Rechtslage grundsätzlich acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt beziehungsweise der Buchungsbeleg entstanden ist.

Beispiel: Eine im Mai 2026 ausgestellte Rechnung ist regulär bis zum Ende des Jahres 2034 aufzubewahren.

Wichtig: Ältere Fachbeiträge nennen häufig noch eine Frist von zehn Jahren. Diese Angabe ist für die allgemeine Rechnungsaufbewahrung nicht mehr aktuell. Zudem kann die Frist im Einzelfall faktisch länger wirken, wenn Unterlagen weiterhin für Steuern von Bedeutung sind und die maßgeblichen Festsetzungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

Wie werden Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit geprüft?

§ 14 Absatz 3 UStG verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet werden.

• Echtheit der Herkunft bedeutet, dass die Identität des Rechnungsausstellers gesichert ist.
• Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben nicht unbemerkt geändert wurden.
• Lesbarkeit bedeutet, dass die Rechnung für eine Prüfung verständlich dargestellt werden kann.

Diese Anforderungen können durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung erfüllt werden. Dazu gehören beispielsweise der Abgleich mit Bestellung, Vertrag, Wareneingang, Leistungserfassung, Lieferantendaten und Zahlungsinformationen.

Eine elektronische Signatur kann eingesetzt werden, ist aber nicht generell zwingend. Entscheidend ist, dass das gewählte Verfahren die Anforderungen wirksam erfüllt und nachvollziehbar dokumentiert ist.

Welche Anforderungen gelten für die Verfahrensdokumentation?

Für jedes relevante DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Sie soll Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des eingesetzten Verfahrens vollständig und schlüssig beschreiben. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Unternehmens, der Organisation und der eingesetzten Systeme.

Eine Verfahrensdokumentation zur E-Rechnung GoBD sollte insbesondere folgende Themen abdecken:

Eingang und Ausgang

• Welche E-Rechnungsformate werden empfangen und erstellt?
• Über welche Kanäle gelangen sie ins Unternehmen oder zum Empfänger?
• Welche Systeme und Dienstleister sind beteiligt?

Prüfung und Verarbeitung

• Welche technischen und fachlichen Validierungen erfolgen?
• Wie werden fehlerhafte Rechnungen behandelt?
• Wie entstehen Buchungsvorschläge, Freigaben und Korrekturen?

Archivierung

• Welcher Datensatz wird gespeichert?
• Wie wird Unveränderbarkeit sichergestellt?
• Wie funktionieren Indexierung, Wiederauffindbarkeit und Visualisierung?
• Welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten?

Berechtigungen und Kontrollen

• Wer darf Rechnungen anzeigen, bearbeiten, freigeben oder exportieren?
• Welche Kontrollen und Protokolle existieren?
• Wie werden Änderungen an Konfigurationen und Stammdaten dokumentiert?

Systembetrieb und Änderungen

• Welche Softwareversionen werden eingesetzt?
• Wie werden Updates, Migrationen und Systemwechsel durchgeführt?
• Wie wird nachgewiesen, dass dokumentierter Sollprozess und tatsächlicher Istprozess übereinstimmen?

Die GoBD nennen als typische Bestandteile eine allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Änderungen müssen versioniert und historisch nachvollziehbar sein. Eine fehlende oder schwache Verfahrensdokumentation führt allerdings nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung, sofern Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit im konkreten Fall nicht beeinträchtigt sind.

Eingehende und ausgehende E-Rechnungen vollständig GoBD-konform verarbeiten

Eingangsrechnungen

Bei eingehenden E-Rechnungen sollte der Prozess vom Eingangskanal bis zur Buchung durchgängig dokumentiert werden. Die Rechnung wird übernommen, technisch validiert, gegebenenfalls visualisiert, fachlich geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert. Der Originaldatensatz und die relevanten Bearbeitungsinformationen bleiben miteinander verknüpft.

Ausgangsrechnungen

Bei Ausgangsrechnungen müssen die strukturierten Rechnungsdaten korrekt aus den Quellsystemen erzeugt, validiert und übermittelt werden. Das 2025 aktualisierte GoBD-Schreiben erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen, auf eine dauerhaft gespeicherte bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung zu verzichten, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann. Der steuerlich relevante strukturierte Datensatz und die Nachvollziehbarkeit des Erstellungsprozesses bleiben jedoch entscheidend.

Transport und E-Mail

Dient eine E-Mail ausschließlich als Transportmittel, steht der Rechnungsanhang im Mittelpunkt. Enthält die Nachricht jedoch eigene geschäftliche oder steuerlich relevante Informationen, sollte auch sie in die Aufbewahrungs- und Dokumentationsprüfung einbezogen werden.

E-Rechnung GoBD mit SAP umsetzen

Eine belastbare SAP-Architektur trennt sinnvoll zwischen E-Invoicing-Compliance, Rechnungsworkflow und Archivierung.

SAP Document and Reporting Compliance

SAP Document and Reporting Compliance ermöglicht die Erstellung, Verarbeitung und Überwachung elektronischer Dokumente und gesetzlicher Berichte. Je nach unterstütztem Szenario können ausgehende Rechnungen in E-Dokumente überführt und eingehende Lieferantenrechnungen verarbeitet werden. SAP sieht zudem die Integration mit einer Incoming-Automation-Lösung für den End-to-End-Prozess vor.

Wichtig ist: SAP DRC ist nicht automatisch das vollständige GoBD-Archiv. Die Lösung unterstützt Format-, Übertragungs-, Status- und Compliance-Prozesse. Für die langfristige, regelbasierte Aufbewahrung ist regelmäßig eine ergänzende Archiv- oder Content-Management-Schicht erforderlich.

Mehr dazu:

• E-Rechnung mit SAP
• SAP Document and Reporting Compliance
• E-Rechnung in SAP empfangen

SAP Invoice Management by OpenText

SAP Invoice Management by OpenText digitalisiert und automatisiert Kreditorenprozesse. Die Lösung unterstützt unter anderem Datenerfassung, Workflows, Genehmigungen, Transparenz und die Integration in SAP ERP. OpenText beschreibt VIM als tief in SAP integrierte Lösung für dokumentenbasierte Prozesse und Workflows.

Auch hier gilt: Der Workflow allein ist nicht identisch mit der Archivierung. Für eine E-Rechnung GoBD-konforme Aufbewahrung muss VIM mit einer geeigneten Content- oder Archivlösung und passenden Aufbewahrungsregeln verbunden werden.

Mehr dazu:

• SAP Invoice Management by OpenText
• SAP Invoice Management: SAP VIM erklärt

SAP ArchiveLink und SAP ILM

SAP ArchiveLink verbindet SAP-Geschäftsobjekte mit Dokumenten in einem externen Archiv. Das SAP-System hält dabei eine logische Verknüpfung zwischen dem Geschäftsobjekt – beispielsweise einem Rechnungsbeleg – und dem technischen Archivobjekt.

SAP Information Lifecycle Management kann ergänzend für regelbasierte Aufbewahrungs- und Löschkonzepte eingesetzt werden. Welche Objekte und Funktionen verfügbar sind, hängt vom Produkt, Release, Landesszenario und der konkreten Implementierung ab. SAP dokumentiert beispielsweise spezielle Archivierungsobjekte für elektronische Rechnungs-XML-Dateien sowie ILM-basierte Aufbewahrungsregeln.

Eine typische Zielarchitektur kann daher aus folgenden Komponenten bestehen:

1. SAP ERP oder SAP S/4HANA als führendes Geschäftssystem
2. SAP DRC für E-Dokumente, Formate und gesetzliche Kommunikation
3. SAP Invoice Management by OpenText für den Eingangsrechnungsworkflow
4. SAP ArchiveLink, OpenText Content Management oder eine vergleichbare Archivlösung
5. SAP ILM oder ein anderes Retention-Management für Aufbewahrungs- und Löschregeln
6. Viewer, Datenexport, Monitoring und Verfahrensdokumentation

Welche E-Rechnungssoftware eignet sich für KMU?

Eine geeignete Software sollte nicht allein anhand eines Werbeversprechens wie „GoBD-zertifiziert“ ausgewählt werden. Die Finanzverwaltung stellt klar, dass sie keine allgemein gültigen Positivtestate für Hard- oder Software erteilt. Zertifikate Dritter können bei der Auswahl helfen, sind für die Finanzbehörde aber nicht bindend.

Für kleine und mittlere Unternehmen sind insbesondere folgende Kriterien relevant:

• Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD
• Erhalt des strukturierten Originaldatensatzes
• Unveränderbare oder nachvollziehbar versionierte Ablage
• Rollen- und Berechtigungskonzept
• Vollständiger Audit-Trail
• Suche nach Rechnungs- und Buchungsmerkmalen
• XML-Viewer und menschenlesbare Darstellung
• Datenexport für Betriebsprüfungen
• Regelbasierte Aufbewahrung und Löschung
• Schnittstellen zu Buchhaltung, ERP und Steuerberatung
• Unterstützung bei Verfahrensdokumentation und Systemänderungen
• Backup-, Wiederanlauf- und Migrationskonzept

Die richtige E-Rechnung GoBD Lösung hängt von Rechnungsvolumen, ERP-Landschaft, Internationalität, internen Kontrollen und der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei ab.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung bei GoBD-Mängeln?

Mängel führen nicht automatisch zu einer Steuerschätzung oder zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Entscheidend sind Art, Umfang und sachliches Gewicht des Mangels.

Kann das Unternehmen relevante Rechnungen, Daten oder Verknüpfungen nicht vorlegen, ist die Buchführung formell angreifbar. Ist die Finanzbehörde dadurch nicht in der Lage, die Besteuerungsgrundlagen zuverlässig zu ermitteln, kommt eine Schätzung nach § 162 AO in Betracht.

In der Praxis können nicht GoBD-konforme Prozesse unter anderem zu folgenden Problemen führen:

• verlängerten Prüfungen,
• zusätzlichen Datenanforderungen,
• aufwendigen Rekonstruktionen,
• Zweifeln an Vollständigkeit oder Unveränderbarkeit,
• Beanstandungen des internen Kontrollsystems,
• und im schwerwiegenden Fall zur Nichtanerkennung von Aufzeichnungen als verlässliche Besteuerungsgrundlage.

Das BMF stellt zugleich klar, dass etwa eine unzureichende Verfahrensdokumentation allein nicht zwingend ein Mangel mit sachlichem Gewicht ist, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dennoch gewährleistet bleiben.

Best Practices für E-Rechnung GoBD

Unternehmen sollten den Prozess möglichst standardnah und systemübergreifend gestalten:

• Strukturierte Rechnungsdaten im Original erhalten.
• Validierungsergebnisse mit dem Beleg verknüpfen.
• E-Rechnungen frühzeitig gegen Verlust und Änderung sichern.
• Rechnung, Buchung, Bestellung, Freigabe und Zahlung eindeutig verbinden.
• Berechtigungen nach Rollen und Verantwortlichkeiten vergeben.
• Änderungen, Korrekturen und Stornierungen vollständig protokollieren.
• XML-Dateien jederzeit visualisieren und maschinell exportieren können.
• Archiv-, Backup- und Wiederherstellungsverfahren regelmäßig testen.
• Verfahrensdokumentation bei jedem relevanten System- oder Prozesswechsel aktualisieren.
• Aufbewahrungs- und Löschregeln zentral steuern.

Weiterführend: E-Rechnung archivieren: Pflicht und GoBD erklärt

Typische Fehler bei E-Rechnung GoBD

Nur die PDF-Ansicht speichern

Dadurch geht der strukturierte und maschinell auswertbare Originaldatensatz verloren.

XML unkontrolliert auf einem Laufwerk ablegen

Ein frei beschreibbares Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeitsanforderungen ohne ergänzende Kontrollen regelmäßig nicht.

Formatkonvertierungen nicht dokumentieren

Wenn Dateien umgewandelt, angereichert oder migriert werden, müssen Inhalt, Auswertbarkeit und Änderungshistorie nachvollziehbar bleiben.

GoBD-Konformität mit einem Zertifikat gleichsetzen

Softwaretestate sind nicht bindend. Das Unternehmen trägt die Verantwortung für Konfiguration, Nutzung, Datenqualität und Prozesskontrollen.

Verfahrensdokumentation als einmaliges Projekt behandeln

Sie muss den realen, aktuellen Prozess abbilden und alle relevanten Änderungen historisch nachvollziehbar dokumentieren.

DRC, VIM und Archiv als identische Funktion betrachten

Die Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Erst ihr abgestimmtes Zusammenspiel ergibt einen belastbaren End-to-End-Prozess.

Schritt für Schritt zur GoBD-konformen E-Rechnung

Schritt 1 – Betroffene Prozesse und Systeme erfassen

Dokumentieren Sie alle Eingangs- und Ausgangskanäle, Formate, ERP-Systeme, Buchhaltungslösungen, Portale, Dienstleister und Archive.

Schritt 2 – Sollprozess definieren

Legen Sie fest, wie Rechnungseingang, Validierung, Freigabe, Buchung, Archivierung, Korrektur, Stornierung und Datenzugriff funktionieren sollen.

Schritt 3 – Originalformat und Datenmodell sichern

Definieren Sie, welche Dateien und Metadaten aufbewahrt werden. Bei XRechnung ist dies der XML-Datensatz; bei ZUGFeRD mindestens der strukturierte Teil und gegebenenfalls der zusätzliche steuerrelevante PDF-Inhalt.

Schritt 4 – Kontrollen einrichten

Konfigurieren Sie Syntax- und Geschäftsregelvalidierung, Dublettenprüfung, Lieferantenabgleich, Freigaben, Berechtigungen, Protokollierung und Eskalationen.

Schritt 5 – Archiv und Retention konfigurieren

Setzen Sie Aufbewahrungsfristen, Sperren, Suchmerkmale, Exportfunktionen, Löschregeln sowie Backup- und Wiederherstellungsverfahren um.

Schritt 6 – Verfahrensdokumentation erstellen

Beschreiben Sie Organisation, Anwenderprozess, Technik, Betrieb, Berechtigungen, Kontrollen, Schnittstellen, Archivierung und Änderungshistorie.

Schritt 7 – End-to-End testen

Testen Sie reguläre Rechnungen, fehlerhafte XML-Dateien, Stornos, Korrekturen, Systemausfälle, Datenexporte und die Lesbarmachung älterer Rechnungen.

Schritt 8 – Betrieb überwachen und verbessern

Überprüfen Sie regelmäßig Fehlerquoten, Durchlaufzeiten, offene Workitems, Zugriffsprotokolle, Archivexporte und Änderungen der Rechtslage.

Vorteile einer GoBD-konformen E-Rechnungsarchitektur

Eine sauber umgesetzte E-Rechnung GoBD ist nicht nur eine Compliance-Maßnahme. Sie verbessert zugleich die Finance-Prozesse.

Unternehmen profitieren von:

• höherer Datenqualität,
• weniger manueller Erfassung,
• schnelleren Freigaben,
• besserer Prüfbarkeit,
• geringeren Such- und Rekonstruktionsaufwänden,
• einer stabileren Audit-Readiness,
• klaren Verantwortlichkeiten,
• und einer belastbaren Grundlage für Automatisierung, KI und internationale E-Invoicing-Rollouts.

Gerade strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen automatisierte Prüfungen und direkte Weiterverarbeitung. SAP DRC kann elektronische Dokumente erstellen, verarbeiten und überwachen; SAP Invoice Management by OpenText unterstützt die Automatisierung des Kreditorenprozesses.

Fazit

E-Rechnung GoBD bedeutet, strukturierte Rechnungsdaten nicht nur korrekt zu senden oder zu empfangen, sondern sie über ihren gesamten Lebenszyklus ordnungsmäßig zu verarbeiten.

Die wichtigsten Erkenntnisse sind:

• Der strukturierte Datenteil ist das zentrale Original der E-Rechnung.
• Eine reine PDF-Kopie ersetzt den XML-Datensatz nicht.
• Bei ZUGFeRD reicht grundsätzlich der strukturierte Teil; steuerlich relevante Zusatzinformationen im PDF müssen jedoch ebenfalls erhalten bleiben.
• Die reguläre Aufbewahrungsfrist beträgt aktuell acht Jahre.
• Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit müssen technisch und organisatorisch abgesichert sein.
• Die Verfahrensdokumentation muss den tatsächlichen Prozess verständlich, aktuell und versioniert beschreiben.
• Es gibt keine für die Finanzbehörde bindende „GoBD-Zertifizierung“ einer Software.
• SAP DRC, SAP Invoice Management, ArchiveLink, ILM und Content-Archive erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten in einer abgestimmten Zielarchitektur kombiniert werden.

Wer frühzeitig eine belastbare E-Rechnung GoBD Lösung aufbaut, reduziert Prüfungsrisiken und schafft zugleich eine bessere Grundlage für automatisierte Rechnungsverarbeitung, internationale Compliance und zukünftige digitale Meldepflichten.

FAQ